Reisekosten-
abrechnung
SCHNELLER ZUGRIFF
HÖCHSTE SICHERHEIT
ZENTRALE VERWALTUNG
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VERARBEITUNG DER REISEKOSTENBELEGE

Unternehmen mit hohen Mitarbeiterreiseaktivitäten wie Beratungs-, Vertriebs-, Kundendienst- und Servicegesellschaften, sind in zunehmenden Maße gefordert, die anfallenden Reise- und deren Verarbeitungskosten zu begrenzen.

Aufgrund der großen Abrechnungsaktivität haben diese Unternehmen bereits einen Teil der Aufgaben über eigene Reiskostenportale oder umfangreiche Reisekostensoftware teilautomatisiert und auf verschiedene Schultern verteilt.

Neben diesen direkten Aufwendungen für An- und Abreise, Übernachtung und Verpflegung fallen zusätzlich noch Kosten für die interne Bearbeitung und Buchung der Reisekosten an.

Ein nicht unerheblicher und zeitintensiver Teil, z.B. die Sortierung, Erfassung, Prüfung und ggf. Digitalisierung der Reisekostenbelege, erfolgt in der Regel noch über die Mitarbeiter der Reisenden und der Buchhaltung.

Das muss nicht sein.

MFM Hofmaier GmbH & Co. KG bietet seinen Kunden eine etablierte Lösung zur Verarbeitung der anfallenden Reisekostenabrechnungen an.

Die externe Erfassung der Reisekostenabrechnungen erzielt nicht nur erhebliche Einsparungen, sondern ermöglicht durch die taggleiche Verarbeitung auch eine schnelle Erstattung der Reiskosten zugunsten des reisenden Mitarbeiters.

WIR BIETEN IHNEN

  • Übernahme der Reisekostenabrechnungen, Vorsortierung, Vorgangstrennung und scanfertige Vorbereitung

  • Digitalisierung, Erfassung der Personal- und Reisekostennummer, Kontrolle der Abrechnung und Anforderung von fehlenden Belegen

  • Erfassung der Belege unter Berücksichtigung von steuerlichen und firmeninternen Vorgaben, Kontierung der Belege

  • Schnittstellengenaue Datenübertragung an Freigabeworkflow, Buchhaltung, Archiv, usw.

  • Separierung und Rücklieferung von Auslandsbelegen, Aufbewahrung, Zwischenlagerung

  • Datenschutzgerechte Vernichtung oder Rücklieferung der Papierbelege

VERARBEITUNG VON REISEKOSTEN

Grundsätzlich gibt es 2 Varianten der Verarbeitung von Reiskostenbelegen:

Variante 1: Späte Verarbeitung

Reisekostenbelege werden bereits beim Kunden erfasst gebucht, etc. Späte Verarbeitung dient lediglich der Archivierung

• Digitalisierung
• Indexierung (z.B. Personalnummer und Reiskostennummer)

Variante 2: Frühe Verarbeitung

Die Reisekostenbelege werden vor der Bearbeitung durch den Kunden gescannt und inhaltlich – nach Vorgabe – erfasst, z.B.:

• Personaldaten (Personalnummer, Name, Vorname usw.)
• Reisezeiten
• Eindeutige Reisekostennummer
• Beträge und MwSt.-Art
• Kontenzuordnung